Inventaire de l’immeuble
Les parties communes, leurs matériaux, appareils et équipements, ainsi que certains éléments en parties privatives dont le syndicat assume l’entretien.
Copropriété divise au Québec
Carnet d’entretien et Loi 16 : comprendre ce qui est réellement exigé
Le carnet d’entretien relie l’état de l’immeuble, les entretiens réalisés, les travaux à prévoir et les documents qui les prouvent. Le règlement en vigueur précise qui peut l’établir, ce qu’il doit contenir et comment le syndicat doit le tenir à jour.
La règle générale
Tous les syndicats de copropriété divise au Québec doivent se conformer au règlement. Une petite copropriété n’est donc pas automatiquement exemptée; certaines caractéristiques peuvent plutôt permettre une fréquence de révision différente.
Contenu obligatoire
Ce que le carnet doit permettre de retrouver
Le carnet n’est pas seulement un calendrier. Il doit réunir les informations techniques, les interventions et les documents nécessaires pour suivre l’immeuble dans le temps.
Entretiens requis
La fréquence des entretiens, les dates auxquelles ils ont été réalisés et, lorsqu’elle est connue, la date d’installation des composantes.
Réparations et contrats
Les réparations courantes, les contrats d’entretien, les garanties en vigueur, les rapports d’inspection et les manuels disponibles.
Projection sur 25 ans
L’état, la durée de vie utile restante et les réparations majeures ou remplacements à prévoir durant au moins les 25 prochaines années.
Travaux réalisés
Les réparations majeures et remplacements effectués, avec leur date, leur coût et les documents associés, notamment les plans, devis et contrats.
Écarts documentés
Lorsqu’un travail requis ou prévu n’est pas effectué, le carnet doit en faire mention et expliquer la raison du report.
Trois rôles distincts
Établir, mettre à jour et réviser ne veulent pas dire la même chose
Professionnel habilité
Établir le carnet
L’établissement initial doit être réalisé par une personne admissible selon le règlement, membre de l’Ordre des ingénieurs, des évaluateurs agréés, des architectes ou des technologues professionnels du Québec, et répondant aux conditions d’activité et d’indépendance prévues. Le professionnel doit examiner l’immeuble et les documents utiles, puis joindre au carnet une déclaration datée et signée.
Conseil d’administration
Le mettre à jour chaque année
Le conseil d’administration doit ajouter les nouveaux renseignements et documents au moins une fois par année. Il demeure responsable de cette obligation, même lorsqu’il obtient un soutien opérationnel ou documentaire.
Professionnel habilité
Réviser le carnet
La révision doit normalement être réalisée au moins tous les cinq ans par une personne répondant aux mêmes conditions que pour l’établissement. Certains immeubles peuvent bénéficier d’un intervalle maximal de dix ans.
Révision aux dix ans : cette possibilité s’applique lorsqu’au moins une des conditions prévues est remplie : la copropriété compte au plus huit parties privatives, sans compter les parties accessoires comme les espaces de rangement et de stationnement; aucune partie commune n’est située dans un bâtiment; ou l’immeuble compte au plus trois étages entièrement hors sol. Une analyse de la situation réelle demeure nécessaire.
Le rôle de Condo Conforme
Faire vivre le carnet entre les interventions professionnelles
Nous intervenons dans le suivi opérationnel et documentaire. Notre travail aide le conseil d’administration et le gestionnaire à conserver une information structurée, actuelle et vérifiable.
- 01
Structurer l’existant
Inventorier le carnet, les contrats, les rapports, les factures, les photos et les preuves disponibles.
- 02
Documenter le terrain
Effectuer les visites prévues au mandat et produire des constats photographiques organisés.
- 03
Suivre les informations
Classer les nouveaux documents, repérer les éléments manquants et suivre les échéances.
- 04
Préparer la mise à jour
Rassembler les données nécessaires afin que le conseil puisse valider la mise à jour annuelle du carnet.
- 05
Coordonner au besoin
Collaborer avec les professionnels habilités lorsque le carnet doit être établi ou révisé.
Questions fréquentes
Les distinctions importantes
Condo Conforme peut-il établir ou réviser officiellement le carnet?
L’établissement et la révision doivent être réalisés par une personne habilitée et indépendante selon le règlement. Condo Conforme prend en charge le travail complémentaire de structuration, de collecte, de suivi et de coordination, puis collabore avec les professionnels requis.
Une petite copropriété est-elle exemptée?
Non, pas automatiquement. Le gouvernement précise que tous les syndicats de copropriété divise doivent se conformer au règlement. Toutefois, certaines caractéristiques de l’immeuble peuvent permettre une révision du carnet aux dix ans plutôt qu’aux cinq ans.
Quelle est la différence entre une mise à jour et une révision?
La mise à jour annuelle ajoute les nouveaux renseignements, documents et explications sur les travaux non réalisés. La révision périodique réévalue le contenu du carnet et doit être faite par une personne habilitée.
Le carnet remplace-t-il l’étude du fonds de prévoyance?
Non. Ce sont deux documents distincts et complémentaires. L’étude du fonds de prévoyance utilise notamment les travaux projetés au carnet pour recommander les sommes à conserver et à verser.
Information vérifiée
Sources officielles
Contenu vérifié le 21 septembre 2026. Cette page fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique ou professionnel.
Votre point de départ
Votre carnet existe déjà, mais vous ne savez pas s’il est réellement suivi?
Nous pouvons commencer par examiner la structure actuelle, les documents disponibles et les suivis qui restent à organiser.
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Une première discussion permet de définir le besoin sans confondre mise à jour opérationnelle et intervention professionnelle.