Présence terrain
Les gestionnaires doivent couvrir plusieurs immeubles, urgences et réunions avec un temps de déplacement important.
Soutien terrain et documentaire
Une extension structurée de votre équipe
Condo Conforme aide les gestionnaires de copropriété à absorber les visites, les rapports et le suivi documentaire sans imposer une nouvelle façon de travailler à chaque immeuble.
Le principe
Vous gardez la direction. Nous exécutons le suivi convenu.
Le gestionnaire conserve la connaissance du client et les décisions de gestion. Condo Conforme apporte une méthode terrain et documentaire reproductible, avec un périmètre et un protocole de communication clairs.
Le problème à résoudre
Les tâches essentielles sont souvent celles qui saturent l’équipe.
Une visite, un rapport ou une relance paraît simple isolément. Répétée sur plusieurs immeubles, l’activité devient difficile à maintenir avec la même rigueur.
Rapports inégaux
Les constats changent de format selon la personne, ce qui complique la comparaison et le suivi.
Documents incomplets
Les contrats, factures et preuves arrivent de plusieurs sources sans être systématiquement reliés au carnet.
Actions non fermées
Un problème signalé peut rester ouvert faute d’attribution, de relance ou de preuve de correction.
Ce qui peut être délégué
Un mandat modulaire, pas une formule imposée
Le gestionnaire choisit les blocs nécessaires et conserve ceux qui doivent rester à l’interne.
01
Visites des parties communes
Parcours convenu, observations visuelles, photos situées et signalement des conditions prioritaires.
Voir le suivi terrain02
Rapports uniformes
Constats factuels, emplacement, niveau de priorité, action proposée et comparaison avec les visites précédentes.
03
Collecte documentaire
Réception, vérification, nommage et classement des contrats, rapports, factures, photos et preuves.
Voir la gestion documentaire04
Listes d’écarts et relances
Identification des éléments manquants, attribution des suivis et traçabilité des demandes faites aux intervenants.
05
Préparation de la mise à jour
Regroupement des nouveaux renseignements afin de soutenir la validation annuelle par le conseil d’administration.
06
Coordination spécialisée
Transmission organisée de l’information aux professionnels et fournisseurs lorsque leur intervention est requise.
Responsabilités distinctes
Chacun intervient au bon niveau.
Le mandat doit rendre visibles les décisions, l’exécution et les actes professionnels. Les mélanger crée des attentes impossibles à tenir.
Gestionnaire
Dirige la relation et les décisions
- Définit les priorités du client
- Autorise les actions et les communications
- Gère les fournisseurs et les budgets selon son mandat
- Présente les enjeux au conseil d’administration
Condo Conforme
Exécute et documente
- Suit le parcours et le format convenus
- Produit les constats et les preuves
- Signale les écarts et les suivis attendus
- Travaille dans la plateforme définie
Professionnel ou fournisseur
Diagnostique et intervient
- Réalise les actes réservés ou spécialisés
- Émet les rapports techniques requis
- Exécute les travaux autorisés
- Fournit les preuves de service
Une collaboration adaptée à vos méthodes
Comment nous travaillons avec votre équipe
Nous ne demandons pas au gestionnaire de reconstruire son fonctionnement autour de nous. Nous définissons ensemble les accès, les formats, les responsabilités et les résultats attendus.
Nous nous adaptons à vos outils
Plateforme, modèle de rapport, catégories, niveaux de priorité et circuit d’approbation sont confirmés avant le début du mandat.
Nous prenons en charge le travail convenu
Visites, photos, rapports, classement ou relances sont réalisés selon une méthode uniforme et un calendrier défini.
Vous recevez une information prête à utiliser
Les constats sont structurés pour faciliter les décisions, les demandes aux fournisseurs et les communications avec le conseil.
Une exécution vérifiable
Les règles de service sont définies avant la première visite.
Un partenariat solide repose moins sur les promesses que sur des attentes mesurables et une façon claire de traiter les exceptions.
Immeubles, zones, documents et tâches compris ou exclus du mandat.
Moment de remise des rapports et protocole pour les constats prioritaires.
Format, informations minimales, photos attendues et critères de fermeture.
Personnes autorisées, canaux utilisés et limites de la communication directe.
Volume planifié, déplacements regroupés et mécanisme d’ajustement.
Questions fréquentes
Avant de lancer un partenariat
Devons-nous changer de plateforme?
Non, pas automatiquement. Condo Conforme peut travailler dans les outils du gestionnaire lorsque les accès, la structure et les fonctions disponibles permettent de livrer le mandat correctement.
Pouvons-nous commencer avec une seule visite?
Oui. Un mandat individuel ou un immeuble pilote permet de mesurer le temps réel, d’approuver le format du rapport et de vérifier la compatibilité des méthodes avant d’élargir le volume.
Qui communique avec le syndicat?
Le protocole est défini avant le démarrage. Le gestionnaire peut conserver toutes les communications ou autoriser certains échanges opérationnels précis. Condo Conforme n’élargit pas son rôle sans accord.
Comment le prix est-il établi?
La proposition tient compte du nombre d’immeubles, du temps sur place, des déplacements, du format de rapport, du travail documentaire et du volume confirmé. Un prix de volume ne doit pas reposer sur une quantité hypothétique.
Le service remplace-t-il une inspection professionnelle?
Non. Les visites de suivi sont visuelles et opérationnelles. Toute expertise, tout diagnostic ou tout acte réservé demeure confié au professionnel ou au fournisseur qualifié approprié.
Évaluer la compatibilité
Commençons par un besoin réel de votre portefeuille.
Présentez-nous un immeuble, un type de visite ou un bloc documentaire. Nous pourrons définir un mandat pilote mesurable avant d’envisager un déploiement plus large.
Échanger sur vos besoinsLa première discussion sert à confirmer la portée, les outils, la capacité et les responsabilités de chacun.